Préparer une demande de devis d’équipements industriels.

1. Conservez l’identité complète du produit

Indiquez le fabricant, sa référence produit et, si nécessaire, le modèle, la version ou la révision exigée. Conservez les espaces, signes, suffixes et zéros initiaux tels qu’ils apparaissent dans la source. Dans un tableur, formatez les colonnes de références en texte, puis vérifiez le fichier exporté.

Placez votre code article interne dans une colonne distincte. Joignez ou identifiez la révision du plan ou de la fiche technique qui fait foi pour l’achat. Si une référence est illisible ou incomplète, signalez-la comme étant à confirmer au lieu de la compléter à partir d’un produit ressemblant.

2. Évitez les ambiguïtés dans la liste

Gardez une ligne distincte pour chaque référence, même au sein d’une même famille. Identifiez séparément un connecteur, ses contacts et sa contrepartie, sauf si la référence demandée les comprend explicitement. Appliquez le même principe à un instrument et ses sondes, ou à un serveur et ses licences logicielles.

3. Définissez les limites d’une substitution

Si des alternatives sont acceptables, précisez les caractéristiques à conserver et la personne chargée de les valider. Selon le besoin, indiquez les interfaces, l’encombrement, les valeurs nominales avec leurs conditions d’application, l’environnement d’utilisation et les documents exigés.

Demandez que toute alternative soit rattachée à la ligne d’origine et que ses différences soient explicitées. Un nom de produit proche ou une valeur nominale similaire ne suffit pas à démontrer l’interchangeabilité. Conservez la demande initiale et la proposition jusqu’à l’enregistrement de la décision technique.

4. Distinguez les critères techniques des conditions d’achat

Indiquez l’état du matériel souhaité, les quantités, les accessoires, les conditions de garantie ou d’assistance demandées, le pays et la ville de destination ainsi que la date de réception souhaitée. Signalez séparément toute date impérative d’arrêt de production ou de mise en service.

Pour un projet en Afrique, ajoutez les exigences documentaires ou de réception déjà transmises par l’importateur, l’utilisateur final ou le responsable du projet. Confirmez les documents disponibles pour le matériel précis avant d’accepter une proposition. Le guide de préparation de l’importation aide à organiser ces questions.

5. Copiez ce modèle et remplacez les indications

Ce modèle n’est ni une spécification produit ni une offre commerciale. Le formulaire LANGOM permet de transmettre un fichier PDF, TXT ou CSV de 5 Mo maximum. Pour plusieurs articles, indiquez la quantité et l’unité sur chaque ligne, puis précisez le périmètre dans les détails du projet. La disponibilité, les conditions commerciales et les délais sont confirmés dans la proposition.

Projet et application : [fonction attendue du matériel]
Destination : [pays, ville et point de livraison envisagé]
Liste : [fabricant | référence complète | révision | quantité | unité]
Accessoires inclus : [liste séparée, ou aucun accessoire requis]
Alternatives : [interdites / soumises à validation technique]
Responsable de la validation : [fonction ou contact]
Documents et contrôles de réception : [liste]
Date de réception souhaitée : [date ; signaler les échéances impératives]
Questions ouvertes : [informations à confirmer]

Complétez la liste avec les guides spécialisés

• Configuration des serveurs — en anglais
• Spécification des instruments de mesure — en anglais
• Achat d’équipements pour l’Afrique