1. Identifiez les intervenants et le point de remise
Indiquez la société acheteuse, le destinataire prévu et la partie responsable des formalités d’importation. Ces rôles peuvent être assurés par des organisations différentes. Ajoutez le pays et la ville, puis distinguez le site final d’installation du point de livraison envisagé.
Si un transitaire, un représentant en douane ou un partenaire local intervient, précisez son rôle et les informations dont il a besoin. Demandez-lui de confirmer les exigences applicables aux marchandises et à l’importateur concernés. Un nom de contact ne suffit pas à définir la responsabilité d’une opération.
2. Précisez les modalités de livraison
Demandez que le devis indique les modalités proposées et le lieu convenu. Si une règle Incoterms® est utilisée, précisez la règle, le lieu ou port nommé et l’édition. La présentation officielle de l’ICC — en anglais explique la répartition des tâches, des coûts et des risques entre vendeur et acheteur.
Examinez séparément le transport, l’assurance, le dédouanement, les droits, les taxes et le dernier trajet jusqu’au destinataire. Indiquez la partie responsable et les prestations incluses dans l’offre. Un montant de fret ne signifie pas que toutes les dépenses à destination sont comprises. Les conditions de paiement, de réception, de garantie et d’assistance doivent également être explicites.
3. Reliez chaque document à son usage
Établissez la liste des documents avant de commander. Confirmez l’émetteur, le format et le moment de remise exigés lorsqu’ils sont déterminants. Une fiche technique, une déclaration de conformité et un document d’étalonnage ont des fonctions différentes ; ils ne se remplacent pas automatiquement. La disponibilité de chaque document doit être confirmée pour le matériel proposé.
| Objectif | Points à confirmer |
|---|---|
| Identifier les marchandises | Références exactes, désignations et quantités sur les documents commerciaux convenus. |
| Préparer le transport | Informations de colisage, identification des colis et consignes nécessaires à l’expédition. |
| Justifier l’origine ou la conformité | Documents demandés par l’importateur ou l’autorité pour les marchandises concernées, et possibilité de les fournir. |
| Accepter le matériel | Fiches techniques, résultats d’essais, documents d’étalonnage ou autres justificatifs convenus. |
| Permettre la remise | Responsable de la préparation, du contrôle et de la réception de chaque document, avec l’étape correspondante. |
4. Distinguez la date souhaitée du calendrier confirmé
Indiquez la date de réception souhaitée et toute échéance impérative du projet. Demandez que la proposition distingue la disponibilité du matériel des hypothèses d’expédition et de livraison. Notez les étapes dont dépend le calendrier : validation des documents, configuration convenue ou rendez-vous de réception.
Si la liste comprend plusieurs articles, précisez si une livraison fractionnée est acceptable et quelles lignes doivent arriver ensemble. Demandez l’incidence de ce choix sur le coût et le calendrier proposés. Confirmez les modalités retenues avant de vous engager.
5. Préparez le contrôle à la réception
- Rapprochez les références, quantités et accessoires reçus de la liste convenue.
- Relevez l’identification des colis et leur état apparent à l’arrivée.
- Vérifiez que les documents convenus correspondent au matériel reçu.
- Faites réaliser les contrôles d’acceptation définis par le responsable technique.
- En cas d’écart, utilisez le contact et la procédure convenus dans les conditions d’achat.
Consultez les informations officielles de destination
Les exigences doivent être vérifiées pour l’expédition concernée avec l’importateur ou son représentant. Ces sources officielles constituent des points de départ pour certaines destinations ; elles ne forment pas un ensemble de règles communes à toute l’Afrique.
Intégrez les questions ouvertes à la demande de devis
Joignez la liste des articles et précisez la destination, le point de remise souhaité, les documents exigés et les responsabilités à définir. La liste de contrôle de la demande de devis permet de relier ces informations à chaque ligne. LANGOM confirme le périmètre proposé et les conditions commerciales pour chaque achat.
Intégrez la livraison à votre demande
Transmettez la liste du matériel, la destination et les documents exigés pour discuter du périmètre de livraison proposé.
Demander un devisL’envoi d’une demande ne constitue pas une commande. Le périmètre, la disponibilité et les conditions commerciales sont confirmés dans une proposition.